L’inventaire des collections est l’une des missions prioritaires et réglementaires d'un musée. Il concerne l'ensemble de la collection.
Le Muséum de Bordeaux étant un musée bénéficiant de l’appellation Musée de France », il doit respecter les obligations de la loi Musées de 2002, notamment d’avoir un inventaire de ses collections.
Le but de l'inventaire est de répertorier administrativement les objets acquis par un musée afin de les gérer dans de bonnes conditions. Cet inventaire est documenté scientifiquement, il représente ainsi un document de référence pour toute étude d’un spécimen.
Sur quel support effectue-on cet inventaire ?
À l'heure du numérique, et pour des séries en très grand nombre comme celles des muséums, les inventaires sont souvent tenus sur des bases de données informatisées.
Au Muséum de Bordeaux, nous utilisons SN-Base de la société Axiell France, version spécifique pour les collections d’Histoire naturelle du logiciel Micromusée. Les bases de données informatisées permettent les recherches multicritères que nous demandent régulièrement les chercheurs et étudiants, ou le service muséographique lors de la préparation de nouvelles expositions.
Le processus d'inventaire
Pour inventorier un objet dans une base de données, il faut créer une notice. Celle-ci peut correspondre à un spécimen ou un lot de spécimens d’une même espèce. Dans ce cas, les données : sexe, provenance, date de collecte et collecteur peuvent être différents. Il faudra donc décliner le lot pour qu’à terme chacun des spécimens ait sa propre notice. Plus nous connaissons l’histoire du spécimen, plus celle-ci est renseignée.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour créer une notice :
- La rédaction d’un bordereau de saisie des données
- La couverture photographique (prises de vue, retouches, indexation)
- La constitution du dossier du spécimen ou du lot avec toute la documentation recueillie
- La création de fichiers annexes (fichiers avec les noms d’auteurs, lieux d’origine, noms des collectionneurs, donateurs ou vendeurs...)
- La vérification de la notice
Le numéro d'inventaire
À son inscription dans l'inventaire, l'objet se voit attribuer un numéro d'inventaire, ce qui permet une identification exacte.
L'équipe nous explique son travail d'inventaire
La collection de papillons par Matthieu
La collection de coquillages par Yohann